Neste artigo, o dataholic Henrique Fragoso vai nos explicar sobre o funcionamento de bons processos que ajudam a elevar o potencial de crescimento de uma empresa. Se você quer entender melhor como funcionam esses procedimentos, é só continuar lendo!
A modelagem de processos de negócios, conhecida como BPM, é uma prática de representação de processos projetada para entender, comunicar e otimizar processos dentro de uma organização. É uma modelagem detalhada de alto nível das atividades a serem executadas, das pessoas responsáveis por essas atividades e das relações de comunicação entre essas pessoas dentro da empresa.
A abordagem do domínio do negócio é um desafio para os cientistas da computação, pois envolve o seguinte: definição do escopo do negócio e análise do escopo. Definir o escopo do negócio inclui abstrair o que será modelado e determinar se esse escopo atende às necessidades do cliente. Durante a construção do escopo, algumas questões precisam ser definidas, como:
Quem é o cliente do processo?
O escopo atende as necessidades do cliente?
Quais são os setores de comunicação envolvidas no processo?
Quais são as saídas e entradas das atividades?
Quais serão os principais indicadores e como será feita a medição em relação aos prazos e custos?
A modelagem de processos é o elo para ajudar a entender o negócio que é construído com profissionais de tecnologia da informação. Para entender a modelagem de processos de negócios, é necessário entender como funciona o ciclo de vida da modelagem.
Ciclo de vida dos processos de negócio
Projetos e análises incluem investigações de processos e do ambiente organizacional e técnico. A configuração é a entrada que permite a modelagem desse processo. A execução está relacionada ao monitoramento e registro das etapas do processo para visualizar o status do processo. Uma avaliação é uma análise de como o processo está se saindo no estágio atual e o que pode ser feito para aumentar sua produtividade para atender aos desejos das partes interessadas relevantes.
Princípios da modelagem de processos de negócio
Além do ciclo de vida, é importante entender os 9 princípios básicos da modelagem de processos de negócios. São eles:
Interação entre cliente e organização;
Agregação de valor para o cliente;
Mitigação dos atrasos no fluxo durante as trocas das atividades;
Evitar a automatização em excesso;
Padronizar os processos de negócios;
Prever as regras de negócios;
Aplicar padrões de conformidade;
Validação da modelagem BPM;
Simplicidade no desenho de processos.
1. Interação entre cliente e organização
A interação entre clientes e organizações é um momento privilegiado de trabalho para modelar processos em função de aumentar a produtividade de uma empresa. Nessa interação, o cliente deve sentir que as necessidades de sua empresa em termos de custo, tempo e dinheiro serão atendidas.
Essa interação também é chamada de momento da verdade porque estabelece uma relação inicial de confiança sobre quem presta o serviço e quem o compra.
2. Agregar valor aos clientes
A partir do momento em que se estabelece uma relação de confiança com seus clientes, é preciso modelar processos que agreguem valor ao seu negócio, ou seja, se as atividades de um processo não aumentam a produtividade na área da organização, ele deve se reinventar ou fazer novos.
3. Reduza os atrasos de fluxo durante as mudanças de atividade
Nesse processo de refatoração e construção de novos processos, é importante antecipar o máximo de erros possíveis durante a troca de responsabilidades nas atividades do workflow para evitar atrasos.
4. Evite o excesso de automação
Outro fator importante é evitar processos excessivamente automatizados. Portanto, há cinco áreas a serem consideradas ao construir um processo:
Ter objetivos claros;
Tenha cuidado para não detalhar demais o processo;
Cuidado para não detalhar de menos o processo;
Revisar o modelo;
Valide o modelo com as partes interessadas.
5. Padronize os processos de negócios
A padronização da modelagem de processos é importante porque as empresas geralmente têm vários processos inter-relacionados em sua hierarquia organizacional. Assim, a partir do momento em que a padronização ocorre, ela facilita o funcionamento das atividades, aumenta a produtividade, melhora a qualidade e reduz os custos operacionais.
6. Preveja regras de negócios
As organizações também possuem regras de negócios específicas que determinam o andamento de suas operações e processos, durante a execução e tomada de decisões das atividades dos processos de negócios.
7. Aplicar padrões de conformidade
Uma empresa pode ter padrões de conformidade que devem ser considerados ao modelar processos, como padrões de auditoria interna. Por isso, é sempre importante verificar se alguma regra se aplica a um determinado tipo de organização.
8. Validação do Modelo BPM
É fundamental validar o modelo de negócio com as pessoas envolvidas na execução do processo, pois pode ser que as pessoas não conheçam os símbolos do processo.
Por este motivo, recomenda-se a realização da primeira prototipagem do processo tendo em conta várias recomendações como: incluir campos essenciais; implementar configuração simples de responsabilidade de pista; criar tarefas manuais para representar as atividades do processo e também realizar reuniões com uma pessoa para realizar interações com o cliente e outra para fazer ajustes de validação e prototipagem.
9. Simplicidade no desenho do processo
Esta prototipagem deve ser o mais simples possível com as informações necessárias para tornar o processo viável, atendendo as necessidades de melhoria do processo do cliente.
Ficou animado para colocar em prática? Não perca tempo, temos muitos outros conteúdos que podem ser úteis para aumentar a produtividade e consequentemente a produção da sua empresa. Confira agora mesmo outro artigo como esse: Entenda a importância da mineração de dados para sua empresa.
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