Como a Pellon transformou o particionamento de documentos em um processo 20x mais rápido

O Desafio

A área de Particionamento de Documentos enfrentava um gargalo operacional crítico relacionado ao tempo necessário para manipular documentos jurídicos extensos.

O time processava entre 20 e 100 ações por dia, dependendo da demanda, e cada uma delas exigia uma sequência de atividades manuais: leitura completa de documentos longos, cópia integral de conteúdo, quebra manual do material para uso posterior e validação de trechos relevantes.

Esse fluxo consumia, em média, 40 minutos por ação, totalizando dias e meses, tornando a operação lenta, pouco escalável e altamente dependente de esforço humano.

A Solução

Para resolver esse desafio, foi desenvolvido no Belake um Agente de Processamento de PDFs, com uma ferramenta específica de fragmentação automática de documentos.

A solução foi desenhada para automatizar as etapas mais demoradas do processo, reduzindo drasticamente o tempo de manipulação e estruturando os arquivos para usos posteriores em análises, consultas e prompts.

O fluxo passou a funcionar da seguinte forma:

1. o usuário faz o upload do documento PDF no agente do Belake

2. o conteúdo é convertido para Markdown

3. uma tool em Python realiza a divisão automática por página

4. a IA organiza e estrutura o conteúdo

5. os dados são agregados de forma consistente

6. o documento já fragmentado é enviado por e-mail ao usuário

Com isso, o tempo médio de processamento caiu para cerca de 2 minutos em documentos de até 100 páginas.

O Projeto

O projeto nasceu da necessidade de eliminar um dos maiores gargalos da operação: o tempo excessivo gasto no tratamento manual de documentos jurídicos e regulatórios.

Esses materiais, por sua natureza, costumam ser extensos, técnicos, sensíveis a erro de interpretação e fortemente dependentes de rastreabilidade. Nesse contexto, a pesquisa e o particionamento manuais não apenas comprometiam a produtividade, mas também aumentavam o risco operacional.

A implementação do agente permitiu transformar um processo antes totalmente manual em um fluxo automatizado, mais rápido, confiável e preparado para escalar. Além de fragmentar os documentos, a solução passou a estruturar as informações para reaproveitamento em outros processos analíticos e operacionais.

Resultados Alcançados

A adoção do agente trouxe um impacto direto na produtividade da operação, convertendo uma atividade de alto esforço manual em um processo automatizado, ágil e consistente.

A principal mudança foi a redução do tempo médio por ação, que caiu de aproximadamente 40 minutos para 2 minutos, gerando um ganho expressivo de eficiência.

Além da economia operacional, a solução aumentou a velocidade de resposta, melhorou a consistência das entregas e liberou a equipe para atividades mais estratégicas, reduzindo a dependência de esforço repetitivo em tarefas críticas.

Ganhos Quantitativos

• redução de aproximadamente 95% no tempo por ação

• queda do tempo médio de processamento de 40 minutos para cerca de 2 minutos

• economia de aproximadamente 63 horas por dia, considerando cenários de maior volume

• aumento relevante da capacidade operacional sem crescimento proporcional de esforço humano

• automação de um processo antes totalmente manual

Ganhos Qualitativos

• redução do risco de erro em documentos jurídicos e regulatórios

• maior rastreabilidade no tratamento das informações

• mais consistência nas entregas

• aumento da velocidade de resposta da operação

• estruturação de documentos para uso posterior em prompts e análises

• liberação da equipe para tarefas de maior valor agregado

• maior escalabilidade operacional

Impacto no Negócio

O impacto no negócio foi direto: a operação passou a responder mais rápido, com menos esforço manual e maior confiabilidade no tratamento de documentos sensíveis.

Ao automatizar uma atividade crítica e recorrente, a organização reduziu custos operacionais, melhorou a produtividade da equipe e criou condições para absorver volumes maiores de demanda sem ampliar a estrutura na mesma proporção.

Na prática, isso significa uma operação mais eficiente, econômica e preparada para crescer com controle.

Impacto Estratégico

Estratégicamente, o agente não representa apenas um ganho de tempo, mas uma evolução na forma como documentos jurídicos e regulatórios são tratados dentro da operação.

Ao garantir rastreabilidade, padronização e estruturação inteligente do conteúdo, a solução transforma documentos extensos em ativos mais acessíveis e utilizáveis para processos futuros. Isso fortalece a capacidade analítica da área, reduz vulnerabilidades operacionais e cria uma base sólida para novos casos de uso com IA.

Em contextos jurídicos e regulatórios, onde erro custa caro, eficiência operacional se torna vantagem estratégica.