Como a CooperCitrus automatizou o rastreio de boletos com IA e reduziu falhas operacionais no processo financeiro

O Desafio

A operação financeira da CooperCitrus enfrentava dificuldades no controle e processamento manual de boletos recebidos diariamente por e-mail.

O fluxo dependia de atividades operacionais repetitivas, como:

• identificação manual de boletos recebidos

• download de arquivos PDF

• impressão de documentos

• organização dos pagamentos

• acompanhamento de vencimentos

• controle manual de informações financeiras

Esse modelo aumentava significativamente o risco de:

• perda de prazos de pagamento

• retrabalho operacional

• multas por atraso

• extravio de informações

• baixa rastreabilidade dos documentos

Além disso, a ausência de uma estrutura automatizada dificultava a consolidação das informações financeiras e limitava a capacidade analítica da operação.

A Solução

Para resolver o problema, a Dataside desenvolveu uma solução inteligente de rastreio de boletos utilizando automação, RPA e inteligência artificial baseada no Azure Form Recognizer.

A solução foi desenhada para automatizar todo o ciclo operacional dos boletos, desde a captura automática dos e-mails até a estruturação das informações em formato utilizável para análise e gestão financeira.

O fluxo passou a funcionar da seguinte forma:

• um processo de RPA realiza a captura automática dos boletos recebidos por e-mail

• os arquivos PDF são armazenados automaticamente no Azure Blob Storage

• o Azure Form Recognizer realiza a leitura inteligente dos boletos

• os dados extraídos são estruturados em arquivos JSON

• as informações passam a ficar disponíveis para consolidação em bases de dados e dashboards

Com isso, o processo financeiro ganhou rastreabilidade, velocidade e redução significativa da dependência de atividades manuais.

O Projeto

O projeto nasceu da necessidade de transformar um fluxo operacional descentralizado e suscetível a falhas em um processo automatizado, escalável e estruturado para governança financeira.

A arquitetura da solução foi construída utilizando serviços cloud da Microsoft Azure integrados com ferramentas de automação e inteligência artificial.

O fluxo foi dividido em duas etapas principais:

Captura automatizada dos boletos

Um processo de RPA foi implementado para monitorar automaticamente a caixa de entrada de e-mails, identificar novos boletos e realizar o armazenamento dos arquivos PDF no ambiente cloud.

Interpretação inteligente dos documentos

Após o armazenamento dos arquivos, o Azure Form Recognizer passou a analisar os boletos automaticamente, identificando campos relevantes e convertendo os dados em JSON estruturado.

As principais tecnologias utilizadas no projeto foram:

• Microsoft Azure

• Azure Form Recognizer

• Power Automate

• Microsoft Outlook

• Azure Blob Storage

• RPA

• App Service

O projeto também definiu premissas importantes para garantir escalabilidade e funcionamento contínuo da automação, incluindo centralização da caixa de entrada e controle estruturado de acesso ao Blob Storage.

Resultados Alcançados

A automação trouxe ganhos significativos para a operação financeira da CooperCitrus.

O processo passou a operar de forma muito mais organizada, reduzindo falhas humanas e aumentando o controle sobre boletos e prazos financeiros.

A solução permitiu:

• automatização da captura de boletos

• rastreamento estruturado das informações

• redução do risco de perda de documentos

• melhoria da organização financeira

• maior velocidade operacional

• preparação dos dados para análises futuras

Além disso, os boletos passaram a ser transformados em informações estruturadas e utilizáveis para construção de indicadores financeiros e dashboards gerenciais.

Ganhos Quantitativos

• automação do processamento de alto nível de requisições por dia

• redução significativa do trabalho manual da equipe financeira

• diminuição de perdas relacionadas a vencimentos e atrasos

• redução do retrabalho operacional

• maior velocidade no rastreamento de boletos

• aumento da capacidade operacional sem crescimento proporcional da equipe

  
  

Ganhos Qualitativos

• maior controle sobre os boletos recebidos

• aumento da rastreabilidade das informações financeiras

• redução do risco operacional

• menor dependência de processos manuais

• melhoria da organização financeira

• aumento da confiabilidade dos dados

• preparação da operação para indicadores e analytics

• estruturação dos dados para futuras aplicações analíticas

Impacto no Negócio

O impacto no negócio foi direto: a operação financeira passou a trabalhar com um fluxo muito mais controlado, automatizado e confiável para gestão de boletos.

Ao eliminar atividades manuais críticas, a organização reduziu riscos relacionados a atrasos, multas e perda de informações financeiras.

Na prática, isso trouxe mais eficiência operacional, maior previsibilidade financeira e melhor capacidade de acompanhamento dos pagamentos.

Além disso, o projeto criou condições para que a empresa evoluísse de um processo operacional manual para uma gestão baseada em dados estruturados.

Impacto Estratégico

Estrategicamente, o projeto representou um avanço importante na digitalização dos processos financeiros da CooperCitrus.

A utilização de IA para interpretação automática de boletos transformou documentos financeiros não estruturados em ativos organizados, rastreáveis e prontos para consumo analítico.

Além da automação operacional, a solução estabeleceu uma base tecnológica para futuras iniciativas envolvendo:

• dashboards financeiros

• analytics operacional

• monitoramento de pagamentos

• governança financeira

• automação de processos administrativos

Em operações financeiras, onde atraso gera impacto direto no caixa e na eficiência operacional, automação inteligente se torna vantagem competitiva.