O que é um Workspace do Power BI?

Olá a todos! Hoje vamos discutir o conceito de Workspace no Power BI. Sabe aquele ambiente compartilhado em que várias pessoas podem colaborar juntas? Pois bem, é exatamente isso que chamamos de Workspace no Power BI.

Dentro de um Workspace, é possível encontrar diversos elementos do Power BI, como painéis, relatórios e conjuntos de dados. É como ter uma pasta organizada onde todos os recursos necessários para análises e relatórios estão disponíveis. Além disso, há recursos exclusivos, como o Dataflow e o Datamart, que só podem existir dentro do contexto de um Workspace. É uma espécie de privilégio!

Você pode convidar outras pessoas, ou contas do Power BI, para se juntarem ao seu Workspace e conceder permissões específicas, seja para edição ou somente visualização do conteúdo. É uma forma de colaborar em equipe e compartilhar conhecimento. No entanto, é importante lembrar que existe um Workspace pessoal chamado "Meu Workspace". Ele é similar à pasta "Meus Documentos" em seu computador pessoal. No entanto, é recomendado evitar o uso do "Meu Workspace" para compartilhar conteúdo com outras pessoas, a menos que seja para fins de teste.

Os Workspaces são ideais para criar um ambiente colaborativo, onde as pessoas de uma equipe podem compartilhar conteúdo. Agora vamos ver como podemos usar os Workspace.

Como criar Workspace?

Criar Workspace é simples. Você pode fazer isso diretamente no Serviço do Power BI. Basta fazer login no serviço e clicar em " Workspaces ".

Se você já faz parte de um ou mais Workspaces, poderá visualizá-los na lista de Workspace. Para criar um Novo Workspace, siga as etapas a seguir:

Na página inicial, procure pela seção " Workspaces " e clique nesta.
Você verá a lista dos Workspace existentes. Para criar um novo Workspace, clique em "Novo Workspace".
Ao criar, um novo Workspace será necessário atribuir um nome a ele. Esse nome será visível para as pessoas que se juntarem a esse Workspace.

Certifique-se de escolher um nome descritivo que identifique claramente o propósito ou o tema do Workspace. Isso ajudará os outros usuários a entenderem do que se trata quando forem convidados a participar. Após atribuir o nome, você poderá prosseguir e configurar as permissões e outras configurações relevantes para o Workspace.

Configurações Gerais de um Workspace no Power BI

Ao criar um Workspace no Power BI, você terá a oportunidade de configurar algumas opções básicas. Essas configurações gerais incluem o nome, a descrição e a imagem de identificação. Como você é o criador do Workspace, automaticamente será atribuído como o administrador deste.

Para entrar em configurações mais detalhadas, incluindo configurações de capacidade e outras opções avançadas, basta que durante a criação como na imagem acima clique no botão Avançado (deixei em destaque na imagem).

Lembre-se de que as configurações gerais fornecem uma base sólida para o seu Workspace, enquanto as configurações avançadas permitem um controle mais detalhado e personalizado. Ao ajustar essas configurações de acordo com as suas preferências e requisitos, você poderá aproveitar ao máximo o seu Workspace no Power BI.

Configurações Avançadas para o Workspace do Power BI

As configurações avançadas do Workspace do Power BI oferecem opções adicionais para personalizar e otimizar a funcionalidade do seu Workspace. Aqui estão algumas seções importantes dentro dessas configurações:

Lista de Contatos:

Nesta seção, você pode configurar a lista de contatos do Workspace. Isso permite que você adicione e gerencie os membros que terão acesso e permissões no Workspace. Você pode adicionar colegas de equipe, colaboradores ou outras pessoas relevantes para garantir uma colaboração eficiente e controlada.

Configuração Premium:

Se sua organização possui uma capacidade Premium ou utiliza uma licença Premium por Usuário (PPU), você pode atribuir o Workspace a uma capacidade Premium nesta seção. Ao atribuir um Workspace a uma capacidade Premium, você poderá aproveitar todas as funcionalidades premium oferecidas pelo Power BI. Isso inclui recursos avançados, como Datamarts, funções de IA dentro do fluxo de dados e entidades computadas. Essas funcionalidades aprimoradas permitem uma análise mais sofisticada e poderosa dos dados em seu Workspace.

É importante destacar que as configurações avançadas podem variar de acordo com as opções disponíveis no seu plano de assinatura e licenciamento do Power BI. Certifique-se de revisar as opções específicas disponíveis para o seu ambiente e ajustar as configurações de acordo com as necessidades e recursos da sua organização.

Ao explorar e utilizar essas configurações avançadas, você poderá maximizar o potencial do seu Workspace do Power BI, personalizando-o para atender às suas demandas e tirando o máximo proveito das funcionalidades disponíveis.

Utilizando o OneDrive como Pasta Compartilhada:

Se você deseja utilizar o OneDrive como uma pasta compartilhada para os usuários do Workspace, onde eles podem compartilhar não apenas conteúdo do Power BI, mas também qualquer tipo de arquivo, você pode aproveitar a opção "OneDrive da Área de Trabalho". Essa caixa de texto permite que você insira o link do OneDrive para estabelecer essa integração e facilitar o compartilhamento de arquivos entre os membros do Workspace.

Adicionando Conteúdo ao Workspace:

Após criar o Workspace, você será direcionado automaticament, substituindo o "Meu Workspace". No entanto, o novo Workspace estará vazio, sem nenhum conteúdo como painéis, conjuntos de dados ou relatórios. Agora é o momento de adicionar o conteúdo relevante ao Workspace para torná-lo útil e compartilhável. Você pode criar painéis interativos, relatórios informativos e carregar conjuntos de dados relevantes para análise.

Abaixo uma imagem após a criação do Workspace Pro.

Adicionando Conteúdo a um Workspace no Power BI

É hora de adicionar conteúdo relevante. Existem várias maneiras de fazer isso, permitindo que você crie e compartilhe diferentes objetos do Power BI dentro do Workspace. Vejamos como adicionar conteúdo ao seu Workspace:

Você pode criar diretamente alguns objetos, como Relatórios, Fluxos de Dados, Dashboards, Conjuntos de Dados, Conjuntos de Dados de Streaming, Datamarts e Relatórios Paginados. Basta navegar até o Workspace desejado e utilizar as opções disponíveis para criar esses objetos. Por exemplo, você pode criar um relatório interativo usando os recursos de criação e edição de relatórios do serviço do Power BI.

Também é possível adicionar conteúdos através do Power Bi Desktop:

Ao criar objetos do Power BI, como relatórios, no Power BI Desktop, é possível publicá-los diretamente em um Workspace específico. Siga estas etapas para publicar um relatório no seu Workspace:

Abra o arquivo do Power BI no Power BI Desktop.
No menu superior, clique em "Publicar" ou utilize o atalho "Ctrl + P".
Uma janela pop-up será exibida, perguntando em qual Workspace você deseja publicar o relatório.
Selecione o Workspace desejado na lista de Workspace disponíveis. Por exemplo, você pode escolher o "Workspace de exemplo Workspace Teste de Exemplo" que foi criado anteriormente.
Clique em "Publicar" para iniciar o processo de publicação do relatório.

O Power BI Desktop irá carregar o relatório para o serviço do Power BI e publicá-lo no Workspace selecionado. Após a conclusão da publicação, o relatório estará disponível para todos os membros do Workspace acessarem e interagirem.

É importante ressaltar que apenas os usuários com permissões adequadas para o Workspace terão acesso ao relatório publicado. Portanto, certifique-se de definir as permissões corretas para garantir que as pessoas certas possam visualizar e colaborar no relatório.

Após publicar um arquivo do Power BI do Power BI Desktop em um Workspace, você e os demais membros desse Workspace poderão visualizar e acessar o conteúdo publicado. Aqui está um exemplo de como o conteúdo pode ser exibido em um Workspace:

Níveis de Acesso

Vamos agora discutir os diferentes níveis de acesso disponíveis para os usuários em um Workspace do Power BI.

Existem quatro níveis de acesso que podem ser atribuídos, cada um com suas respectivas permissões de edição e visualização:

Visualizador: Os visualizadores têm acesso somente leitura ao conteúdo do Workspace. Eles podem visualizar relatórios, painéis e conjuntos de dados, mas não podem fazer alterações ou editar o conteúdo.

Contribuidor: Os contribuintes têm permissões adicionais em relação aos visualizadores. Eles podem criar, editar, publicar e excluir conteúdo no Workspace. No entanto, eles não têm permissão para modificar usuários ou publicar um aplicativo com base no Workspace.

Membro: Os membros têm todas as permissões dos contribuintes e podem publicar e atualizar aplicativos. Eles podem compartilhar itens com outras pessoas e permitir que elas compartilhem novamente. Além disso, os membros podem adicionar novos membros ou atribuir permissões inferiores. Em essência, eles possuem todas as permissões dos contribuintes.

Administrador: Os administradores têm o maior nível de acesso e controle no Workspace. Eles podem excluir e atualizar o Workspace em si. Além disso, possuem autoridade para adicionar e remover membros, incluindo outros administradores. Os administradores têm todas as permissões concedidas aos membros.

Além desses níveis de acesso, o administrador Power BI tem a capacidade de controlar certas configurações relacionadas aos Workspace organizacionais por meio do Portal de Administração. Isso inclui a capacidade de definir quem está autorizado a criar um Workspace e se os usuários podem usar um conjunto de dados em vários Workspace.

Ao atribuir os níveis de acesso corretos aos usuários em um Workspace, você pode garantir que cada pessoa tenha as permissões adequadas para colaborar, contribuir e visualizar o conteúdo de forma eficiente, ao mesmo tempo em que mantém o controle sobre as configurações e o acesso ao Workspace.

As vantagens e desvantagens dos Workspace do Power BI fornecem uma visão geral dos benefícios e considerações importantes ao utilizar essa funcionalidade. É importante levar em conta esses pontos ao decidir se os Workspace são a melhor opção para compartilhar conteúdo e colaborar com sua equipe. Aqui sehuem vantagens e desvantagens:

Vantagens:

Compartilhamento eficiente de conteúdo: Os Workspace permitem compartilhar facilmente painéis, relatórios, conjuntos de dados e outros objetos com os membros de um grupo, evitando a necessidade de compartilhar individualmente com cada usuário.

Compartilhamento de diversos objetos: Além dos painéis e relatórios, os Workspace possibilitam compartilhar uma variedade de objetos, como Dataflows, Datasets, Dashboards, Relatórios Paginados, entre outros.

Gerenciamento de vários Workspace: Os Workspace permitem criar ambientes separados para diferentes equipes ou projetos, facilitando a organização e a alternância entre Workspace no Power BI.

Administração simplificada de usuários e grupos: Compartilhar conteúdo por meio de grupos no Power BI simplifica o gerenciamento de membros, permitindo que um administrador adicione ou remova usuários facilmente.

Ambiente de desenvolvimento controlado: Os Workspace podem ser configurados como ambientes de desenvolvimento, onde os membros da equipe têm acesso de edição ao conteúdo compartilhado, facilitando o trabalho colaborativo.

Desvantagens:

Limitado para usuários finais: Os Workspace não são adequados para compartilhar conteúdo com usuários finais, pois não permitem uma separação clara entre o ambiente de desenvolvimento e o ambiente do usuário final.

Complexidade na estrutura do Workspace: Montar uma estrutura de Workspace eficiente pode ser desafiador, exigindo considerações cuidadosas para atender às necessidades de desenvolvimento, usuário e implantação.

Requisitos do Power BI Pro ou PPU: A criação e participação em Workspace do Power BI requerem uma assinatura Pro ou PPU e não está disponível para contas gratuitas do Power BI. No entanto, é possível criar aplicativos para Workspace em uma capacidade premium e atribuir usuários gratuitos a eles.

É essencial ponderar essas vantagens e desvantagens ao decidir sobre a implementação de Workspace do Power BI, garantindo que atendam às necessidades específicas da sua organização e ao fluxo de trabalho de colaboração pretendido.

Lembre-se!

Lembre-se de que criar um Workspace é uma ótima maneira de organizar e compartilhar conteúdo com outras pessoas em sua equipe. Aproveite essa funcionalidade para uma colaboração eficaz no Power BI!

Fontes: