A elaboração de um relatório de análise de falhas é de extrema importância, pois permite a realização de investigações minuciosas a fim de descobrir a causa raiz dos problemas e criar documentação que comprove a conformidade com normas e regulamentos. Dessa forma, é possível evitar a recorrência de incidentes e aumentar a conformidade e eficácia dos processos. Além disso, ao documentar os erros, a equipe pode aprender com eles, identificar tendências em problemas recorrentes e tomar medidas preventivas para reduzir custos e aumentar a confiabilidade dos sistemas, promovendo a transparência e responsabilidade com clientes, fornecedores e reguladores.
Embora haja várias metodologias disponíveis para análise, não há uma única abordagem ideal para todos os cenários. Por exemplo, o diagrama de Ishikawa é frequentemente usado para identificar as possíveis causas raiz de um problema complexo, especialmente quando as causas potenciais não são óbvias e podem ser categorizadas em diferentes áreas, como pessoas, processos e equipamentos.
Por outro lado, o método 5W2H é uma opção simples e eficaz para desenvolver um relatório de análise de dados. Esse método permite uma abordagem direta e organizada, seguindo sete perguntas fundamentais para estruturar a análise de forma clara e objetiva.
O método 5W2H é uma técnica abrangente e útil para planejar, organizar e executar projetos e ações. Consiste em responder a sete perguntas-chave, sendo cinco iniciadas pela letra W (O que, Por que, Onde, Quando e Quem) e duas pela letra H (Como e Quanto). A seguir, uma breve explicação sobre cada uma das perguntas:
Who (quem): Essa pergunta busca entender quem são as pessoas responsáveis por realizar as tarefas e alcançar os objetivos da analise. É importante definir quem são as pessoas envolvidas na analise e quais são suas funções e responsabilidades.
What (o que): Essa pergunta busca entender qual é a dimensão do problema e consequentemente a tarefa ou problema que precisa ser resolvido. Ela é importante para identificar a natureza da ação e qual é o objetivo principal.
Where (onde): Essa pergunta busca entender onde a ação será realizada. É importante definir o local onde as tarefas serão executadas para garantir a disponibilidade dos recursos necessários e evitar desperdícios.
Why (por que): Essa pergunta procura entender a razão ou justificativa para a realização da tarefa ou para solucionar o problema. Ela ajuda a compreender a importância da ação, e quais benefícios serão obtidos.
When (quando): Essa pergunta busca entender quando a ação de correção deve ser realizada. É importante definir uma data para o início e para o fim da ação ou se a tarefa foi concluída durante a analise deve ter este apontamento, assim como para as tarefas que fazem parte dele.
How (como): Essa pergunta busca entender como as tarefas serão realizadas e como serão alcançados os objetivos. É importante definir os processos, as técnicas e as ferramentas necessárias para executar as tarefas e alcançar os objetivos.
How much (quanto): Essa pergunta busca entender qual é o custo envolvido na realização das tarefas. É importante definir o orçamento disponível para o projeto e para cada tarefa, a fim de evitar desperdícios e garantir a viabilidade financeira do projeto.
Embora possa parecer complexo à primeira vista, o método 5W2H é extremamente útil, que pode ser escrito em uma pagina, mas de grande ajuda para desenvolver o raciocínio diante de um problema. Ao seguir as perguntas, é possível identificar qual profissional está analisando o problema, compreender a sua dimensão, localização, tempo de ocorrência, motivo e forma como ocorreu.
A primeira pergunta é crucial para compreendermos quem foi o profissional responsável pela análise. As perguntas 2 e 3, quando combinadas, permitem uma descrição precisa do ocorrido, ou seja, do passado, bem como onde o problema aconteceu e onde será solucionado. Já a quarta pergunta deve explicar por que e como o problema surgiu, incluindo informações relevantes obtidas na investigação analítica, bem como as conclusões e observações do analista.
As perguntas 5 e 6, devem responder às perguntas 2, 3 e 4, indicando cronograma e quais ações precisam ser tomadas para solucionar o problema. A pergunta 5 se concentra em fornecer uma estimativa de tempo para solução do problema, enquanto a pergunta 6 se concentra em identificar as atividades necessárias para resolver o problema.
A pergunta número 7 nem sempre é aplicável, já que na maioria das vezes os custos envolvidos são baixos (embora sempre existam custos), o que pode torná-la desnecessária de ser abordada em termos justificativos.
Caso necessário, pode-se adicionar um tópico para resultados, resumindo em até três frases as principais conclusões obtidas a partir das respostas às perguntas anteriores.
Obviamente, se o relator do relatório desejar ser mais detalhista ele pode usar gráficos usar figuras imagens enfim pode incrementar o relatório da forma que achar que precisa, sempre tendo o cuidado de não fugir da essência. O documento pode ser escrito em formato de titulo no word ou Markdown.
Como mencionamos anteriormente, a elaboração de um relatório de análise de falhas é crucial para identificar a causa raiz dos problemas e prevenir a recorrência de incidentes. Dentre as diversas metodologias disponíveis para análise, destaca-se a 5W2H, que é abrangente, simples e pode ser aplicada por qualquer pessoa, independentemente da área de atuação. A metodologia consiste em responder a sete perguntas-chave, o que facilita a comunicação e a solução de problemas em equipe. Seguindo essas perguntas, é possível identificar o responsável pela análise, compreender a dimensão e a localização do problema, explicar por que e como o problema surgiu, definir um cronograma, um orçamento e as ações necessárias para solucionar o problema. O uso dessa metodologia permite uma abordagem direta e organizada na análise de falhas e é uma ferramenta importante para aumentar a conformidade e a eficácia dos processos.
Muito bom o artigo e bem explicado a metodologia 5W2H