A nossa dataholic Letícia Carvalho escreveu um artigo com orientações valiosas para você automatizar o fluxo de trabalho através da Integração do Planner com o Teams.
O que para uns é apenas sonho, para outros é aumento de produtividade! Hoje vamos aprender a como utilizar o Planner para gerenciar tarefas e assim que a concluirmos, o Teams alertar sobre esta ação.
Você já esteve em ambientes onde os gestores, mesmo que queiram, não conseguiam ficar gerenciando as “micro-tarefas” de cada colaborador? Isso se dá pelas atividades do dia a dia e, para que a produtividade aumente, tanto para gestores quanto para colaboradores é necessário automatizar.
Há alguns anos eu me formei em automação industrial, acreditava que a mesma iria abrir novas oportunidades para aqueles que procuravam se atualizar (e não é que isso aconteceu?). Apesar de ter seguido outros rumos quando entrei na faculdade (hoje cuido do marketing e de pessoas) a organização e produtividade sempre fizeram parte dos meus projetos.
Mas…vamos deixar de papear e bora aprender!
Sumário
Para que serve o Planner e o Teams?
O Microsoft Planner e um app do Office 365 e foi criado para agilizar o trabalho em equipe. Funcionando como um Kanban em formato online, ele permite que sua equipe interaja de forma simples e com planos separados para cada projeto (caso queira).
O Microsoft Teams é um espaço de trabalho do Office 365 baseado em conversas que nos permite: realizar eventos online, call diária com o time, além de permitir uma integração de todos os componentes do Office 365 e algumas aplicações externas.
Bora começar a integrar o Planner com o Teams!
Vamos aprender a disparar aquele bot no Teams sempre que uma tarefa for concluída no Planner. Para isso, precisamos realizar algumas etapas antes:
A) Criar um plano no Microsoft Planner.
B) Criar uma tarefa no Microsoft Planner contendo as informações básicas:
• Título
• Atribuição
C) Ter instalado em seu computador o Microsoft Teams.
Após concluir essas etapas, vamos começar a trabalhar!
1. Abra o Teams e, no canto esquerdo, selecione o item “…” (três pontinhos).
2. Pesquise pelo aplicativo “Power Automate”.
3. Ao abrir o app, selecione no canto superior direito da tela o botão “Criar a partir do zero”.
4. Pesquise por “Planner” e selecione o gatilho que desejar. Para esse artigo, iremos utilizar o gatilho “Quando uma tarefa é concluída”.
5. Ao selecionar o gatilho, uma nova aba será aberta. Nela, iremos inserir: • ID do Grupo (o seu Planner) *No meu caso, escolhi o grupo de marketing. • ID do Plano (para pegar esse ID, abra o Planner no navegador e busque no seu URL a seguinte ingormação: “planid=”, copie o número/código que aparece após o símbolo “=”e cole no seu ID do Plano como uma variável personalizada). Veja:
6. Após terminar esta etapa, vamos para a etapa de “Ação”. Nela, iremos inserir a ação que irá acontecer após o item ser concluído no Planner. Vamos buscar o conector “Teams”e selecionar o gatilho “Postar mensagem em um chat ou canal”.
7. Agora é a parte mais importante!
Vamos definir como será essa notificação no Teams e em qual canal.
• Postar como: aqui você pode escolher se quer que o alerta chegue no grupo como mensagem ou um bot, por exemplo.
• Postar em: você pode escolher se quer postar em um canal ou em um chat.
Ao escolher um canal, uma nova opção irá abrir, contendo:
• Team: o time que você quer disparar o post.
• Channel: o canal dentro do seu time que a postagem será disparada.
• Message: você pode personalizar, como quiser, a mensagem que será enviada.
#observacao1: existem gatilhos prontos para você selecionar ao montar sua mensagem, neste exemplo eu utilizei alguns, como: Criado por usuário ID, Tem uma descrição, Data/Hora de Criação e Título.
#observacao2: sinto falta de alguns gatilhos prontos, como por exemplo a “Anotação da tarefa”, mas creio que a Microsoft já deva estar atualizando isso pra gente, hehe.
8. Agora bora testar!
Você já concluiu a “programação”, agora podemos passar para o teste final e ver se o seu fluxo tem algum erro ou falha. Para isso, selecione no canto direito superior o botão “Testar”.
Você pode escolher entre:
• Testar manualmente (se for o seu primeiro teste, é importante você fazer manualmente para entender se o fluxo está funcionando corretamente).
• Testar automaticamente (o próprio Teams testará para você ou, se você já tiver testado com algum gatilho recentemente, você pode pedir para o Teams repetir para você).
9. Agora, vejam o teste que realizei manualmente:
Havia uma tarefa para mim na coluna “Quarta-feira” com título, atribuição e anotação:
Assim que eu dei como concluído, o teste concluiu que o fluxo está funcionando com êxito.
Como você fará isso?
Com o teste rodando (para isso: saia do Teams, entre no Planner online e dê como concluído em alguma tarefa). Assim que concluir a tarefa, volte para o Teams na aba em que estava (Power Automate) e veja a mensagem que aprece:
10, Abra o canal que selecionou para disparo da mensagem e verifique se chegou como deveria! No meu caso, a mensagem chegou PERFEITAMENTE (uhuuuu rsrs).
Pronto, você finalizou!
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