O gerenciamento de projetos é uma prática comum em diversas organizações que visa planejar, organizar e controlar os recursos necessários para alcançar o sucesso do projeto.
Existem duas abordagens principais de gerenciamento de projetos, cada uma com sua própria filosofia e práticas: gerenciamento de projetos preditivos e gerenciamento de projetos ágeis.
Neste artigo, vamos discutir as principais diferenças entre essas duas abordagens e apresentar um caso de uso para cada uma delas.
Gerenciamento de projetos preditivos:
O gerenciamento de projetos preditivos, também conhecido como Waterfall, é uma abordagem tradicional que se concentra na previsibilidade, no planejamento antecipado e no controle do escopo, cronograma e orçamento do projeto.
Um pré-requisito para escolha e execução com sucesso da abordagem preditiva é possuir os requisitos bem conhecidos e estáveis (com pouca ou nenhuma mudança), na fase inicial do projeto (iniciação e planejamento, abordaremos as demais fases ao decorrer do artigo).
Nesta abordagem, o projeto é dividido em fases sequenciais e bem definidas, como iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Abaixo veremos as responsabilidades e objetivos de cada fase, e contextualizaremos utilizando o exemplo de um tipo de projeto o qual o uso do gerenciamento preditivo é viável e atende o pré-requisito para esta abordagem de gestão obter sucesso: REQUISITOS BEM DEFINIDOS E ESTÁVEIS.
Iniciação: é a primeira fase do projeto, onde o objetivo e o escopo do projeto são definidos. É importante nesta fase que o projeto seja claramente definido, identificando o que será entregue, quais serão os resultados esperados, definição dos stakeholders, determinação dos recursos necessários e levantamento de riscos. No contexto de uma obra (construção civil): a. Identificação da necessidade da obra e sua viabilidade. b. Identificação das partes interessadas e suas expectativas. c. Definição de objetivos e metas do projeto. d. Nomeação do gerente de projeto e formação da equipe.
Planejamento: o objetivo desta fase é estabelecer uma estratégia detalhada para alcançar os objetivos definidos na fase de iniciação. O pllano do projeto é criado, incluindo as atividades do projeto, cronogramas, orçamentos, recursos necessários, a definição das metas e a identificação dos riscos. É nesta fase que o gerente do projeto deve garantir que o plano seja completo, realista e que reflita os objetivos do projeto. No contexto de uma obra (construção civil): a. Definição de escopo, cronograma e orçamento do projeto. b. Identificação de riscos e elaboração de plano de mitigação. c. Definição dos padrões de qualidade, saúde e segurança, meio ambiente e regulamentos a serem seguidos. d. Desenvolvimento do plano de comunicação para manter as partes interessadas atualizadas. e. Desenvolvimento do plano de aquisição e contratação para seleção e gerenciamento de fornecedores. f. Desenvolvimento do plano de recursos humanos, incluindo a definição de funções e responsabilidades da equipe
Execução: mãos a obra! Na fase de execução é onde o trabalho do projeto é realizado. É nesta fase que as atividades planejadas são realizadas, os recursos são alocados e as entregas do projeto são produzidas. A partir deste momento, é importante que o gerente do projeto monitore o progresso do projeto, garantindo que as atividades planejadas estejam sendo executadas e que os resultados esperados estejam sendo alcançados (próxima fase) No contexto de uma obra (construção civil): a. Mobilização do local de trabalho e instalação de canteiros de obras. b. Execução das atividades de construção de acordo com o plano de trabalho. c. Gerenciamento dos fornecedores e dos trabalhadores da construção civil. d. Realização de inspeções e testes para garantir que o trabalho seja executado de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos. e. Manter a segurança do local de trabalho, incluindo medidas para evitar acidentes e prevenir danos.
Monitoramento e Controle: Iniciada em paralelo com a fase de execução, o gerente do projeto deve acompanhar o progresso do projeto e realizar as ações necessárias para manter o projeto no caminho certo. É nesta fase que os riscos identificados na fase de planejamento são gerenciados e que o gerente do projeto avalia o progresso dos andamentos em relação ao plano definido na etapa 2 (planejamento) e toma medidas corretivas, se necessário, para garantir que o projeto atenda aos objetivos. No contexto de uma obra (construção civil): a. Monitoramento do progresso do projeto em relação ao cronograma e orçamento. b. Identificação e gerenciamento de riscos à medida que surgem. c. Ajuste do plano de trabalho, se necessário, para manter o projeto dentro do escopo, prazo e orçamento. d. Ajuste do plano de trabalho, se necessário, para manter o projeto dentro do escopo, prazo e orçamento. e. Monitoramento dos requisitos de qualidade para garantir que os padrões sejam atendidos.
Encerramento: Como o nome sugere, nesta fase o projeto é concluído e entregue. Esta fase é fundamental para garantir que todos os objetivos do projeto tenham sido alcançados e que todas as atividades tenham sido realizadas conforme o planejado. No contexto de uma obra (construção civil): a. Conclusão das atividades de construção e limpeza do local. b. Entrega do projeto ao cliente com documentação adequada, incluindo manuais de operação e manutenção, certificados de conformidade, entre outros. c. Realização de uma revisão final do projeto para identificar pontos fortes e fracos e desenvolver um plano de lições aprendidas para projetos futuros. d. Desmobilização do local de trabalho e encerramento do projeto.
Vale ressaltar que os exemplos acima podem variar de acordo com a necessidade do projeto, são apenas exemplos para facilitar o entendimento das fases.
Gerenciamento de projetos ágeis:
O gerenciamento de projetos ágeis é uma abordagem mais recente que se concentra na flexibilidade e na capacidade de adaptação às mudanças, garantindo que as entregas sejam entregues no prazo e de acordo com as expectativas do cliente.
"Metodologias ágeis" você já deve ter ouvido este termo e provavelmente já se deparou com alguns destes nomes (que muitas vezes causam confusão entre eles) SCRUM, KANBAN, PDCA, Lean Startup, FDD (Feature Driven Development), XP (Extreme Programming).. Todos são exemplos de metodologias ágeis e cada uma delas possui sua particularidade e melhor caso de uso.
O nosso objetivo neste artigo não é definir a melhor ferramenta / metodologia / framework, e sim apresentar os benefícios das abordagens ágeis dentro do mercado de desenvolvimento de soluções de TI. Devido a isso, não entraremos em detalhes técnicos / termos e fases de alguma das metodologias, este assunto será abordado em um outro artigo onde exemplificaremos na prática a abordagem ágil.
Com a premissa de que o mercado e as tecnologias estão em constante mudança e evolução (de forma rápida), projetos que desenvolvem soluções tecnológicas para atender demandas do mercado tendem a não possuirem requisitos bem definidos e imutáveis (ou com poucas alterações), pelo contrário.
Devido a isso, a abordagem ágil tem sido amplamente utilizada em projetos de engenharia de software, data analytics, inteligência artificial, desenvolvimento de software, em geral, em áreas relacionadas a tecnologia, e há vários benefícios associados à sua adoção.
Foco no valor do cliente: na minha visão, baseada em diversas experiências em projetos ágeis, o foco no cliente não é apenas um benefício e sim uma premissa e o grande diferencial para o sucesso do projeto, pois as entregas são feitas com base nas necessidades e expectativas do cliente as quais foram alinhadas em conjunto, permitindo que mudanças sejam aplicadas conforme a necessidade (de forma gerenciável e sem grandes impactos no projeto). Isso ajuda a garantir que o projeto entregue o valor desejado pelo cliente, evitando entregas desnecessárias ou que não agregam valor. Com isso, é possível maximizar a satisfação do contratante e garantir a entrega de um produto final de qualidade.
Melhor colaboração entre as partes interessadas: Os clientes e as equipes de desenvolvimento trabalham juntos para definir as prioridades do projeto e estabelecer expectativas realistas em termos de escopo e cronograma. Com esse estreitamento de relacionamento, é possível garantir que as entregas sejam entregues de acordo com as necessidades do cliente.
Entregas frequentes e feedback contínuo: Isso permite que os clientes vejam o trabalho em andamento e forneçam feedback contínuo, o que ajuda a garantir que as entregas atendam às suas necessidades e expectativas. Isso também ajuda a evitar retrabalho desnecessário e permite que as equipes de desenvolvimento façam ajustes rapidamente.
Maior eficiência: A abordagem ágil é uma metodologia iterativa e incremental, as entregas são feitas em ciclos curtos. Isso permite que as equipes de desenvolvimento se concentrem em tarefas específicas em cada ciclo, o que pode aumentar a eficiência e a produtividade. Além disso, a abordagem ágil permite que as equipes de desenvolvimento se adaptem rapidamente às mudanças, evitando atrasos e retrabalho.
Redução de riscos: O feedback contínuo e a colaboração entre as partes interessadas permitem que as equipes de desenvolvimento façam ajustes ao longo do processo, evitando problemas que possam surgir posteriormente. Além disso, a abordagem ágil ajuda a evitar retrabalho desnecessário, reduzindo o risco de atrasos e aumentando a eficiência geral do projeto.
Em resumo, tanto o gerenciamento de projetos ágeis quanto o preditivos têm seus pontos fortes.
A escolha de uma abordagem de gerenciamento de projetos depende dos requisitos do projeto, do escopo, do orçamento, da equipe e clientes envolvidos e não somente das premissas abordadas neste artigo (requisitos bem definidos e estáveis). Ambos os métodos podem ser eficazes, desde que sejam aplicados corretamente e adaptados às necessidades do projeto, independente do nicho ou área de atuação.
A chave é entender as diferenças entre as abordagens e escolher aquela que melhor se adapta ao cenário proposto. Reforçando que, não é regra a utilização das abordagens como foi exemplificado, e sim, a ideia é passar uma visão de benefícios da aplicabilidade de abordagens ágeis dentro do nosso setor de tecnologia.