A seguir vamos apresentar algumas utilidades no Microsoft Stream para melhorar sua documentação, sendo de sistemas, banco de dados, requisitos e em geral.
Na grande maioria todos realizam a gravação da reunião e reutilizam para tirar dúvidas ou pontuações entre cliente x empresa, em alguns casos também em reuniões internas.
Com a utilização da gravação chegamos em um pilar da informação muito importante, a confiabilidade.
A confiabilidade de informações consiste em saber filtrar uma infinidade de dados a fim de extrair informações que sejam confiáveis com o objetivo de elaborar ações estratégicas que impactam diretamente o negócio.
Abaixo alguns dos benefícios da confiabilidade da informação:
· Redução de erros;
· Informações mais rápidas e precisas;
· Padronização da produção;
· Acompanhamento de indicadores;
· Melhor compreensão da realidade do negócio;
· Assertividade na tomada de decisão.
Bieging, P., et. al. (2013, p. 80) relata que
é necessário que a informação ao ser comunicada seja direcionada de modo que o leitor possa tomar propriedade tanto em nível tecnológico quanto em nível de conteúdo, ou seja, possa compreender a mensagem do expedidor. Caso contrário a diversidade midiática pode promover a pluralidade e mesmo a ineficácia. No entanto, a convergência dos meios de comunicação permite que barreiras tanto de confiabilidade da informação quanto de acesso a esta informação sejam rompidas e para tanto é preciso considerar alguns princípios de comunicação, entre eles: o que comunico, para quem comunico, com quem comunico. Num processo de aprendizagem estas três percepções são recorrentes já que ensinar e aprender é diversidade. Envolve convergência de saberes.
Utilização do Link da reunião no momento exato da discussão ou pontuação.
Após a gravação da reunião podemos realizar o download da mesma e salvar em alguma outra pasta do Onedrive ou local no computador.
Com a gravação disponibilizada no Onedrive para reassistir, utilizaremos o Microsoft Stream para abrir novamente esta gravação e com essa ferramenta irei apresentar algumas utilidades bem práticas que irão adicionar mais confiabilidade e compreendimento na documentação a ser criada.
1) Link do tempo exato do item discutido em reunião.
Ao realizarmos uma reunião diversos itens e pontos são discutidos, para ganhar tempo na utilização da gravação como apoio, temos uma opção de fornecer o link com o tempo exato de discussão do item falado (“Copiar link no momento”). Ex:
Com este link gerado, o usuário irá abrir a gravação realizada exatamente no tempo em que foi copiado o link, assim, economizando tempo de busca da informação específica em toda a reunião.
Também como garantia de melhor entendimento por ambas as partes.
Um bom exemplo da utilização da gravação é o nível de absorção do aprendizado, podemos observar esse aprendizado através do “Pirâmide de Aprendizagem de William Glasser*”.
* William Glasser foi um psiquiatra americano. Glasser desenvolveu as ideias de W. Edwards Deming no local de trabalho e defendeu a terapia da realidade e a teoria da escolha.
Ou seja, com a utilização da gravação e da leitura podemos chegar a um ponto de aprendizado bem maior aproximadamente na casa de “60%”.
E após a finalização desta documentação podemos melhorar o aprendizado relacionando as áreas. Um exemplo nós da área de requisitos construímos as documentações para engenharia e desenvolvimento. Após a conclusão realizamos a apresentação e discussão desta documentação, com isso, automaticamente chegamos na casa de 70% a 80% do entendimento, sendo um alto nível de aprendizado e alinhamento entre toda a equipe.
2) Criação de Capítulos na reunião gravada
Após a reunião finalizada também podemos definir momentos na gravação como capítulos. Assim fica melhor detalhado cada parte de um projeto ou visões diferentes para criação de cada item. Ex:
Na lateral direita do vídeo podemos ver que possui o menu “Capítulos” onde pode ser inserido no tempo que o vídeo está executando, assim, poderá criar vários índices prontos nos momentos da reunião. Tornando uma melhor navegação para equipe de desenvolvimento do projeto.
Referências Bibliográficas
Tecnologia e novas mídias: da educação às práticas culturais e de consumo. (2013). (n.p.): Pimenta Cultural. Link: https://www.google.com.br/books/edition/Tecnologia_e_novas_m%C3%ADdias_da_educa%C3%A7%C3%A3o/Y4qUAgAAQBAJ?hl=pt-BR&gbpv=1&dq=confiabilidade+da+informa%C3%A7%C3%A3o&pg=PA80&printsec=frontcover